Hier lees je welke afspraken gelden wanneer je VisualMemories een opdracht geeft.
Versie: 7 oktober 2026
VisualMemories werkt met persoonlijke en vaak onvervangbare herinneringen. Daarom vinden we het belangrijk om vooraf duidelijk te zijn over onze werkwijze, afspraken en verantwoordelijkheden.
VisualMemories is onderdeel van Van der Woude Studio.
VisualMemories is onderdeel van Van der Woude Studio.
Adres: Kalmoes 17, 9285 LE Buitenpost, Nederland
KvK-nummer: 42020299
E-mail: sjoerd@visualmemories.nl
Telefoon: 06 47 75 8 438
Website: visualmemories.nl
In deze voorwaarden gebruiken we de naam ‘VisualMemories’. Met ‘klant’ bedoelen we degene die een opdracht geeft. Een consument is een klant die handelt buiten zijn beroep of bedrijf.
Deze voorwaarden gelden voor offertes en overeenkomsten voor het digitaliseren van foto’s, fotoalbums, dia’s, negatieven, videobanden en 8mm/Super8-film, fotoherstel, retoucheren en de daarmee samenhangende werkzaamheden en oplevering.
We stellen de toepasselijke voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar. Bij opdrachten op afstand ontvangt de klant een opslaanbare versie, bijvoorbeeld als PDF bij de offerte of opdrachtbevestiging. De websiteversie is aanvullend.
Afzonderlijk gemaakte afspraken worden schriftelijk of per e-mail vastgelegd. Dwingende wettelijke consumentenrechten blijven altijd gelden.
De Contact- en Offerteformulieren zijn bedoeld voor vrijblijvende aanvragen. Het indienen van een formulier is geen opdracht en leidt niet automatisch tot een overeenkomst.
Ook een automatische ontvangstbevestiging van een aanvraag is geen opdrachtbevestiging.
Na een aanvraag bespreken we waar nodig het materiaal, de omvang, de gewenste werkzaamheden, de prijs, de oplevering, eventuele verzending en andere relevante afspraken.
VisualMemories stuurt waar passend een offerte of opdrachtbevestiging. De overeenkomst komt tot stand zodra:
• de klant schriftelijk of per e-mail akkoord heeft gegeven op de offerte of opdrachtbevestiging; en
• VisualMemories vervolgens de opdracht heeft bevestigd.
Uit de bevestiging blijkt welke werkzaamheden en afspraken bij de opdracht horen.
Voor de opdracht gelden de vooraf overeengekomen prijzen. De tarievenpagina kan actuele standaardtarieven bevatten. Bij grotere hoeveelheden kunnen we vooraf een afzonderlijke prijs afspreken.
Eventuele opstartkosten en kosten voor gegevensdragers of verzending worden vóór het sluiten van de overeenkomst vermeld of afgesproken. De klant ontvangt vooraf informatie over de totale prijs of, wanneer die nog niet vaststaat, de manier waarop deze wordt berekend.
Wijkt de hoeveelheid of toestand van het aangeleverde materiaal wezenlijk af van de informatie waarop de prijs is gebaseerd? Dan nemen we eerst contact op wanneer hierdoor wezenlijke extra werkzaamheden of kosten ontstaan. We voeren die aanvullende werkzaamheden pas uit nadat daarover overeenstemming is bereikt.
We factureren in beginsel na uitvoering of oplevering. De klant betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum.
Bij grotere of arbeidsintensieve opdrachten kan vooraf een aanbetaling van 25% worden overeengekomen. Deze geldt uitsluitend wanneer zij expliciet in de offerte of opdrachtbevestiging is afgesproken. De aanbetaling wordt verrekend met de eindfactuur.
Bij niet-tijdige betaling gelden de wettelijke regels. Aan een consument worden pas buitengerechtelijke incassokosten berekend nadat aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, waaronder een correcte kosteloze betalingsaanmaning met de wettelijke termijn van 14 dagen. Er geldt geen afzonderlijke contractuele betalingsboete.
De klant kan contact opnemen om een opdracht te annuleren.
Wanneer werkzaamheden al zijn begonnen, kunnen daadwerkelijk verrichte werkzaamheden en redelijk gemaakte kosten in rekening worden gebracht, uitsluitend voor zover de wet dit toestaat. VisualMemories licht de berekening toe. Er geldt geen algemene annuleringsboete.
Voor consumenten die gebruikmaken van hun wettelijke herroepingsrecht gelden de artikelen 19 en 20. Deze annuleringsregeling beperkt dat recht niet.
Genoemde levertijden zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een harde termijn of deadline is afgesproken.
Ontstaat een relevante vertraging, dan informeert VisualMemories de klant en bespreken we de gevolgen voor de planning. Een indicatieve levertijd geeft geen onbeperkte vrijstelling voor vertraging. Wettelijke rechten bij niet-tijdige uitvoering blijven gelden.
De klant verstrekt correcte en zo volledig mogelijke informatie over het materiaal, de hoeveelheid, de gewenste werkzaamheden en bijzonderheden die voor een zorgvuldige uitvoering relevant zijn.
De klant meldt bekende beschadigingen, schimmel, technische problemen of andere kwetsbaarheden. Dit betekent niet dat de klant onbekende of verborgen gebreken moet kunnen herkennen.
Materiaal kan persoonlijk worden gebracht of worden opgestuurd. Bij verzending zorgt de klant voor een geschikte, redelijk zorgvuldige verpakking.
VisualMemories voert de afgesproken werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit. Het resultaat hangt mede af van de kwaliteit en toestand van het oorspronkelijke materiaal.
Ouderdom, slijtage, schimmel, verkleuring, beschadiging, technische gebreken en andere degradatie kunnen de leesbaarheid, het beeld, het geluid, de volledigheid en de uiteindelijke kwaliteit beperken.
We kunnen niet garanderen dat informatie die niet meer aanwezig of leesbaar is, kan worden hersteld. Deze beperking doet niets af aan onze verplichting om de opdracht zorgvuldig uit te voeren en de gemaakte afspraken na te komen.
Constateren we vóór verwerking een duidelijk verhoogd risico op beschadiging of mislukte verwerking, dan overleggen we waar redelijk mogelijk eerst met de klant. Niet ieder verborgen gebrek kan vooraf worden ontdekt.
We erkennen dat aangeleverde foto’s, albums, dia’s, negatieven en films vaak persoonlijk, uniek en onvervangbaar zijn. VisualMemories behandelt en bewaart deze zorgvuldig.
Fysieke originelen blijven alleen bij ons zolang nodig is voor uitvoering van de opdracht en teruggave. We bewaren ze niet structureel. Na uitvoering krijgt de klant de originelen terug volgens de gemaakte afspraken.
De klant kan materiaal persoonlijk brengen of opsturen. Bij verzending naar VisualMemories kiest de klant in beginsel zelf de vervoerder en zorgt hij voor geschikte, zorgvuldig aangebrachte verpakking.
VisualMemories heeft vóór feitelijke ontvangst geen controle over dit door de klant georganiseerde vervoer. Voor verlies, beschadiging of vertraging die uitsluitend tijdens dit vervoer ontstaat, is VisualMemories niet verantwoordelijk wanneer deze volgens de wettelijke regels niet aan VisualMemories kan worden toegerekend.
Dit sluit verantwoordelijkheid voor eigen fouten, onjuiste instructies of andere aan VisualMemories toerekenbare tekortkomingen niet uit.
Bij onvervangbaar materiaal adviseren we waar passend een traceerbare en/of verzekerde verzendmethode. Verzekerd verzenden is niet verplicht. Een verzekering garandeert niet dat de persoonlijke of emotionele waarde van materiaal volledig wordt vergoed.
VisualMemories organiseert de retourzending en kiest de vervoerder, tenzij anders is afgesproken.
Retourkosten zijn voor de klant wanneer dit vooraf is afgesproken. De concrete kosten hangen onder meer af van omvang, gewicht en gekozen verzendwijze en worden vooraf met de klant afgestemd.
VisualMemories zorgt voor passende verpakking en een zorgvuldige organisatie van de retourzending. Bij verlies, beschadiging of vertraging informeren we de klant en onderzoeken we wat er is gebeurd.
Voor onze verantwoordelijkheid tijdens retourvervoer gelden de wettelijke regels. Wanneer de vervoerder bij de uitvoering van onze verplichtingen als hulppersoon wordt ingeschakeld, worden diens gedragingen volgens die regels aan VisualMemories toegerekend. Het inschakelen van een vervoerder of het doorberekenen van verzendkosten sluit onze verantwoordelijkheid niet uit.
VisualMemories neemt redelijke maatregelen om aangeleverd, vaak uniek en onvervangbaar materiaal te beschermen.
Bij verlies of beschadiging door brand, inbraak of een andere externe calamiteit wordt onze aansprakelijkheid beoordeeld volgens de wettelijke regels. VisualMemories is niet aansprakelijk wanneer de gebeurtenis redelijkerwijs niet kon worden voorkomen en de schade volgens die regels niet aan VisualMemories kan worden toegerekend.
Deze bepaling sluit aansprakelijkheid voor eigen verwijtbaar handelen, nalaten of andere toerekenbare tekortkomingen niet uit. Brand, inbraak of een andere calamiteit geldt niet automatisch als overmacht.
We leveren het resultaat op de afgesproken manier. Afhankelijk van de opdracht kan dit onder meer via SwissTransfer, USB, een externe harde schijf, CD, DVD of Blu-ray. Een bepaalde leveringsvorm is alleen gegarandeerd wanneer deze is overeengekomen.
Tijdens de normale verwerking worden klantwerkbestanden lokaal verwerkt, met een lokale back-up op een externe SSD. Er is geen reguliere cloud-werkopslag. Binnen de normale bedrijfsvoering heeft alleen Sjoerd toegang.
Digitale werkbestanden, inclusief lokale back-upkopieën, worden in beginsel maximaal twee weken na oplevering bewaard en daarna verwijderd, tenzij met de klant anders is afgesproken.
Voor levering kan SwissTransfer worden gebruikt. De standaard vervaltermijn van een overdracht is 15 dagen vanaf het aanmaken daarvan. De klant downloadt het resultaat tijdig en bewaart zelf een veilige kopie.
We vragen de klant het digitale resultaat na ontvangst tijdig te controleren en een veilige reservekopie te maken. Na ontvangst is de klant verantwoordelijk voor het veilig bewaren en back-uppen van zijn eigen exemplaren.
Deze verantwoordelijkheid ontslaat VisualMemories niet van verantwoordelijkheid voor een gebrekkige uitvoering of oplevering. De bewaartermijn van onze werkbestanden is geen vervaltermijn voor klachten of wettelijke rechten.
De klant verklaart gerechtigd te zijn het aangeleverde materiaal voor de afgesproken werkzaamheden te laten verwerken.
VisualMemories is niet verantwoordelijk voor aanspraken van derden die uitsluitend ontstaan doordat de klant materiaal zonder de benodigde rechten heeft aangeleverd, voor zover wettelijk toegestaan. Dit sluit verantwoordelijkheid voor eigen handelen van VisualMemories niet uit en verplicht de klant niet automatisch iedere derdenclaim of kostenpost te vergoeden.
Klantmateriaal wordt niet automatisch gebruikt voor website, portfolio, voorbeelden, advertenties, social media of andere promotie. Promotioneel gebruik vindt alleen plaats na afzonderlijke expliciete toestemming.
Klantmedia worden niet gebruikt voor AI-training. Tijdens de normale verwerking worden zij niet standaard naar externe AI-diensten of andere externe bewerkingsdiensten gestuurd.
VisualMemories is volgens de wettelijke regels verantwoordelijk voor schade door een aan ons toerekenbare tekortkoming of onrechtmatig handelen. Daarbij wordt rekening gehouden met onze zorgplicht en het bijzondere karakter van het aangeleverde materiaal.
Een beperking door de oorspronkelijke toestand van het materiaal is niet hetzelfde als schade door onzorgvuldige uitvoering. De bepalingen over bronmateriaal, vervoer en calamiteiten sluiten aansprakelijkheid voor eigen fouten niet automatisch uit.
Deze voorwaarden bevatten geen algemeen maximumbedrag voor schadevergoeding en geen algemene uitsluiting van gevolgschade. Aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten, waaronder aansprakelijkheid voor opzet of grove schuld, blijft bestaan.
De klant wordt gevraagd een klacht zo snel mogelijk na ontdekking te melden via sjoerd@visualmemories.nl of de andere contactgegevens in artikel 1. Zo kunnen we de klacht onderzoeken en waar redelijk mogelijk herstellen.
Er geldt geen afzonderlijke korte contractuele vervaltermijn. Wettelijke consumentenrechten, klachtregels en verjaringstermijnen blijven van toepassing.
Bij een op afstand gesloten consumentenovereenkomst voor onze diensten kan de consument de overeenkomst in beginsel zonder reden herroepen tot en met 14 dagen na de dag waarop de overeenkomst is gesloten.
Herroeping kan met het afzonderlijk verstrekte modelformulier of een andere ondubbelzinnige verklaring, bijvoorbeeld per e-mail of brief. Het modelformulier is niet verplicht. De verklaring kan worden gestuurd naar sjoerd@visualmemories.nl of naar VisualMemories, Kalmoes 17, 9285 LE Buitenpost, Nederland. Voor tijdige herroeping moet zij vóór afloop van de termijn zijn verzonden. Wettelijke regels over het einde van de termijn blijven gelden.
Na herroeping eindigt de verplichting om de dienst verder uit te voeren. Ontvangen betalingen betalen we zonder onnodige vertraging terug, uiterlijk binnen 14 dagen na de dag waarop we de herroepingsverklaring ontvangen. We gebruiken hetzelfde betaalmiddel als de consument, tenzij deze uitdrukkelijk met een ander betaalmiddel instemt. De terugbetaling veroorzaakt geen kosten voor de consument.
Artikel 20 bepaalt wanneer een vergoeding voor het uitgevoerde deel verschuldigd kan zijn.
Ontbreekt de wettelijk vereiste informatie over het herroepingsrecht, dan wordt de termijn met maximaal twaalf maanden verlengd. Verstrekken we die informatie alsnog binnen deze verlenging, dan eindigt de termijn 14 dagen nadat de consument de informatie heeft ontvangen.
Wil de consument dat we tijdens de wettelijke bedenktijd beginnen, dan moet hij daar vooraf uitdrukkelijk om verzoeken. We leggen dit verzoek afzonderlijk vast en bevestigen het op een wijze die de consument kan bewaren. Akkoord met deze voorwaarden geldt niet automatisch als verzoek om vroegtijdige start.
Herroept de consument nadat een deel van de dienst is uitgevoerd, dan kan een evenredige vergoeding verschuldigd zijn voor het tot aan de herroeping uitgevoerde deel. Dit geldt uitsluitend wanneer de consument uitdrukkelijk om vroegtijdige start heeft verzocht en vooraf de wettelijk vereiste informatie heeft ontvangen. De vergoeding wordt volgens de wet berekend in verhouding tot de volledige opdracht en de overeengekomen prijs.
Het herroepingsrecht vervalt na volledige uitvoering binnen de bedenktijd uitsluitend wanneer de uitvoering met uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de consument is begonnen en de consument vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft erkend dat zijn herroepingsrecht na volledige uitvoering vervalt.
Zonder deze toestemming en erkenning nemen we geen verval van het herroepingsrecht aan. Zonder de vereiste informatie of het uitdrukkelijke verzoek brengen we geen vergoeding voor uitvoering tijdens de bedenktijd in rekening waar de wet dat verbiedt.
Voor de verwerking van persoonsgegevens en klantmedia geldt onze Privacyverklaring.
Deze voorwaarden geven geen algemene toestemming voor promotioneel gebruik van klantmateriaal of voor andere verwerkingen waarvoor afzonderlijke toestemming nodig is.
Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Deze keuze ontneemt een consument niet de bescherming van dwingende regels die volgens het toepasselijke recht voor hem gelden.
Geschillen kunnen worden voorgelegd aan de rechter die volgens de wettelijke regels bevoegd is. Deze voorwaarden beperken de wettelijke mogelijkheden van consumenten niet.
Voor een opdracht geldt de voorwaardenversie die vóór het sluiten van die overeenkomst beschikbaar is gesteld. We bewaren die versie bij de opdracht. Een nieuwe websiteversie wijzigt een bestaande overeenkomst niet automatisch.
