Je vertrouwt ons persoonlijke gegevens en dierbare herinneringen toe. Hier lees je wat we daarmee doen, hoe lang we ze bewaren en welke keuzes je hebt. Deze pagina bevat ook onze cookie-informatie.
Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026
VisualMemories is onderdeel van Van der Woude Studio, gevestigd aan Kalmoes 17, 9285 LE Buitenpost, Nederland, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42020299. Van der Woude Studio is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.
Je kunt Sjoerd bereiken via sjoerd@visualmemories.nl of 06 47 75 8 438. De website is visualmemories.nl.
Via het contactformulier ontvangen we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht, eventueel je telefoonnummer en je verplichte privacybevestiging. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en contact met je te houden.
Bij een offerteaanvraag ontvangen we je gekozen materiaalsoort, een hoeveelheid of indicatie daarvan, de gewenste werkzaamheden, eventuele oplevervoorkeur en opmerkingen, je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer. Het formulier verwijst naar onze privacy-informatie.
We vragen in dit formulier geen adres of budget en bieden geen uploadveld aan. Ook het contactformulier heeft geen uploadveld. Wil je voorbeeldmateriaal meesturen? Neem eerst contact op, dan spreken we af hoe je dit kunt aanleveren. De huidige Contact- en Offerteformulieren slaan geen IP-adres of user-agent op bij de aanvraag. Technische serververwerking staat hier los van.
Aanvragen kunnen in de websiteadministratie (Elementor Submissions), in e-mail en in onze lokale administratie staan. Sjoerd bewaakt de bewaartermijnen handmatig.
Voor een opdracht verwerken we de gegevens die nodig zijn om afspraken te maken, je materiaal te behandelen, het resultaat te leveren en de administratie bij te houden. Denk aan contactgegevens, opdracht- en prijsafspraken, correspondentie, aangeleverd materiaal en relevante factuur- en betaalgegevens. Een adres kan nodig zijn wanneer we materiaal terugsturen.
Voor een offerte of opdracht gebruiken we noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Algemene vragen beantwoorden en beperkte nazorg bieden doen we vanuit ons gerechtvaardigde belang om bereikbaar te zijn en afspraken zorgvuldig af te handelen. We beperken de gegevens en bewaartijd daarbij tot wat nodig is.
Relevante financiële gegevens bewaren we om aan wettelijke fiscale verplichtingen te voldoen. Voor niet-noodzakelijke Analytics-cookies en eventueel gebruik van klantmateriaal voor promotie vragen we toestemming. De privacybevestiging bij contact betekent dat je de informatie hebt gelezen; zij is geen algemene toestemming voor ieder gebruik van je gegevens.
Je hoeft geen optioneel telefoonnummer in te vullen. Zonder de noodzakelijke contact- en opdrachtgegevens kunnen we je vraag of opdracht mogelijk niet behandelen.
Je kunt ons foto's, fotoalbums, dia's, negatieven, videobanden, 8mm/Super8-film, digitale bestanden en andere herinneringen toevertrouwen. Deze kunnen persoonlijke beelden van jou, familieleden, kinderen en anderen bevatten. Onze website en dienstverlening richten zich niet specifiek op kinderen.
Tijdens de normale verwerking behandelen we klantmedia lokaal op onze werkcomputer(s). De lokale back-up staat op een externe SSD. Binnen de normale bedrijfsvoering heeft alleen Sjoerd toegang. We gebruiken klantmedia niet als reguliere cloud-werkopslag; voor digitale overdracht kan wel een externe bestandsoverdrachtsdienst worden gebruikt.
Klantmedia worden tijdens de normale verwerking niet standaard naar AI-diensten of andere externe bewerkingsdiensten gestuurd. We gebruiken klantmedia niet voor AI-training.
We gebruiken je materiaal niet automatisch op onze website, in ons portfolio, als voorbeeld, op social media, in advertenties of voor andere promotie. Dat gebeurt alleen na afzonderlijke expliciete toestemming. Deze toestemming is geen onderdeel van de algemene opdracht.
Voor verschillende soorten gegevens gelden verschillende termijnen. Een langere administratieve bewaartermijn betekent niet dat we ook je foto's of films zo lang bewaren.
Losse contact- en offerteaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
Niet-fiscale correspondentie en klant-/opdrachtadministratie: maximaal 2 jaar na afsluiting van de opdracht.
Financiële en fiscale administratie: relevante bewijsstukken bewaren we afzonderlijk volgens de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn, doorgaans 7 jaar. Dit geldt niet automatisch voor alle berichten of klantmedia.
Digitale klantwerkbestanden, inclusief lokale back-upkopieën: in beginsel maximaal twee weken na oplevering, daarna verwijderen we ze. Een andere termijn spreken we met je af. Eerder verwijderen kan waar dit praktisch uitvoerbaar en passend is.
Fysieke originelen: alleen zolang nodig voor uitvoering en teruggave. We slaan deze niet structureel op.
SwissTransfer: standaard 15 dagen vanaf het aanmaken van de overdracht. Cookie- en Analytics-termijnen staan hieronder.
Voor digitale levering kunnen we SwissTransfer van Infomaniak gebruiken. Je bestanden worden dan tijdelijk via deze externe dienst beschikbaar gesteld om ze te downloaden. Dit is bestandsoverdracht, geen reguliere cloud-werkopslag van VisualMemories.
Onze standaard vervaltermijn is 15 dagen. Na deze termijn vervalt de overdracht en verwijdert de dienst de bestanden volgens haar overdrachtsregeling. Download je bestanden op tijd en bewaar zelf een eigen kopie.
We gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om deze te verbeteren. Daarbij kan Google technische gegevens verwerken, zoals bezochte pagina's, gebeurtenissen en informatie over browser en apparaat. We stellen dit niet voor als verwerking zonder technische gegevens.
Google Site Kit verzorgt de Analytics-tag; Complianz en WP Consent API verwerken je cookiekeuze. Voor je keuze en bij weigeren worden geen GA-cookies geplaatst. De Google-tag kan wel laden en binnen Consent Mode kunnen beperkte cookieless Analytics-verzoeken plaatsvinden terwijl Analytics-opslag geweigerd is.
Na toestemming voor statistieken kunnen _ga en _ga_PWKQ8CDKCG worden geplaatst. Google Signals staat uit en advertentiepersonalisatie is voor alle regio's uitgeschakeld.
De hieronder genoemde cookies zijn first-party cookies: ze staan op het domein van deze website. De bewaartijden zijn gebaseerd op de gemeten browserinstellingen van deze implementatie.
Complianz — functioneel, ongeveer 365 dagen. cmplz_banner-status, cmplz_policy_id, cmplz_consented_services, cmplz_functional, cmplz_preferences, cmplz_statistics en cmplz_marketing onthouden je keuze, de beleidsversie en de toestemmingscategorieën.
WP Consent API — functioneel, ongeveer 30 dagen. wp_consent_functional, wp_consent_preferences, wp_consent_statistics, wp_consent_statistics-anonymous en wp_consent_marketing geven je toestemmingskeuze door tussen de betrokken websiteonderdelen.
Google Analytics — statistieken, na toestemming, ongeveer 400 dagen. _ga en _ga_PWKQ8CDKCG helpen bezoeken en sessies te onderscheiden en gebruik van de website te meten. De categorie 'marketing' in een toestemmingscookie betekent op zichzelf niet dat we advertentiecookies plaatsen.
De op 7 oktober 2026 bevestigde GA4-instellingen zijn 2 maanden voor gebeurtenisgegevens en 14 maanden voor gebruikersgegevens. Bij nieuwe gebruikersactiviteit wordt de termijn voor gebruikersgegevens opnieuw gestart. Samengevoegde standaardrapporten vallen niet allemaal onder deze instellingen. Deze termijnen zijn iets anders dan de levensduur van cookies in je browser.
Je kunt in de cookiebanner Accepteren, Weigeren of Voorkeuren kiezen. Functionele cookies onthouden je keuze en ondersteunen de werking van de website. Voor niet-noodzakelijke Analytics-cookies gebruiken we je toestemming.
Je kunt je keuze later beheren via 'Cookie-instellingen' in de footer onderaan de website. Na intrekken wordt Analytics-opslag weer geweigerd. Eerder geplaatste GA-cookies kunnen fysiek in je browser blijven staan; dat betekent niet dat opnieuw toestemming is gegeven. Je kunt ze ook via je browser verwijderen.
Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking die vóór het intrekken op je toestemming berustte.
Voor herstel van de website maakt UpdraftPlus dagelijks reservekopieën van bestanden en database. Er worden drie geplande sets bewaard op Google Drive. Formulieraanvragen kunnen deel uitmaken van databaseback-ups. Deze websiteback-ups zijn iets anders dan de lokale externe SSD voor klantwerkbestanden.
Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk nog in roterende reservekopieën voorkomen en verdwijnen bij de normale vervanging van oude sets. Drie sets betekenen niet gegarandeerd drie kalenderdagen. Bij herstel houden we rekening met gegevens die eerder bewust zijn verwijderd en verwijderen we deze opnieuw.
Een verzoek om verwijdering beoordelen we ook voor reservekopieën. De normale rotatie is geen algemene uitzondering op je privacyrechten.
Voor de website, e-mail en digitale levering gebruiken we externe diensten. Zij krijgen alleen gegevens die voor de betreffende dienstverlening nodig zijn. We verkopen je persoonsgegevens niet.
Hosting en e-mail: onze hosting-/maildienst verwerkt de website, database en berichten. Voor werking en beveiliging kunnen serverdiensten technische gegevens verwerken. De exacte serverlog- en mailboxtermijnen zijn niet vastgesteld; daarvoor noemen we geen onbewezen termijn. Outlook is het programma waarmee Sjoerd e-mail gebruikt.
Google Analytics: ontvangt de hierboven beschreven websitegebruiksgegevens. Google Drive: bewaart websiteback-ups, die formuliergegevens kunnen bevatten. Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor doorgifte naar Google LLC in de Verenigde Staten beroept Google zich op het EU-US Data Privacy Framework. Voor andere doorgiften gebruikt Google waar nodig door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Meer informatie over deze waarborgen vind je in Googles uitleg over gegevensdoorgifte.
Infomaniak / SwissTransfer: verwerkt bij digitale overdracht de tijdelijk beschikbaar gestelde bestanden. Infomaniak verwerkt deze bestanden in Zwitserland, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen.
ShortPixel: optimaliseert afbeeldingen van de website via externe servers. Dit is geen standaard externe bewerkingsroute voor klantopdrachten. De ShortPixel-CDN is niet ingeschakeld. Voor eventuele doorgifte buiten de EER beschrijft ShortPixel in zijn verwerkingsvoorwaarden standaardcontractbepalingen of andere passende doorgiftemechanismen.
Bij het terugsturen van materiaal kan een vervoerder noodzakelijke naam-, adres- en verzendgegevens ontvangen. De gebruikte partij hangt af van de afgesproken verzending. We delen gegevens met bevoegde instanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
Geïnstalleerde WordPress-software is niet automatisch een externe ontvanger van alle formulier- of klantgegevens.
Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je hebben, deze inzien en onjuiste gegevens laten verbeteren. Je kunt ook vragen om verwijdering of beperking van het gebruik. Waar het recht van toepassing is, kun je bezwaar maken of gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen.
Gebruik je toestemming als basis, dan kun je die intrekken. Sommige gegevens moeten we blijven bewaren vanwege een wettelijke verplichting. We leggen uit wanneer een recht niet of slechts gedeeltelijk kan worden toegepast.
Mail je verzoek naar sjoerd@visualmemories.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten dit binnen de eerste maand weten. We kunnen passende informatie vragen om te controleren dat het verzoek van jou komt. Stuur niet zonder overleg een kopie van je identiteitsbewijs.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We beperken binnen onze normale bedrijfsvoering de toegang tot Sjoerd en behandelen gegevens en persoonlijke herinneringen zorgvuldig. Klantmedia worden lokaal verwerkt en lokaal geback-upt zoals hierboven beschreven. Voor de website en e-mail maken we gebruik van de bestaande hosting- en maildiensten.
Geen digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Heb je een vermoeden dat er iets met jouw gegevens of materiaal is misgegaan? Neem dan contact op, zodat we dit kunnen onderzoeken.
Als onze dienstverlening of de verwerking van gegevens verandert, passen we deze verklaring aan. Op deze pagina staat de meest recente versie.
Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026.
Heb je een vraag over jouw gegevens of herinneringen? Neem contact op met Sjoerd via sjoerd@visualmemories.nl, bel 06 47 75 8 438 of gebruik de contactpagina.
